معلومات إضافية تخص النقطة الثالثة من واجبات السكرتير ( استعمال الهاتف )

وهي مأخوذه من كتابي المجمع 2 دورات( NLP) بس كتبتها هنا لوجود علاقة ...


الهاتف كوسيلة اتصال بين البشر


قد تتفق معي أن الهاتف وسيلة اتصال فعّالة .. أو لا تتفق ..

وأنا معك في الحالتين وهو وسيلة ممتازة لإيصال رسائلنا إلى الآخرين ..


ولأن الهاتف وسيلة فإن له قواعد في التعامل معه:

1 . اختيار نوع الهاتف:


يجب عليك أولا أن تختار نوعًا من الهواتف التي تناسبك؛ بمعنى أن كل شخص

حر في اختيار الهاتف الذي يريحه..فالبعض يحب التحدث عبر الهواتف اللاسلكية

والبعض الآخر يحب تلك الحافظة للرسائل، المهم هو أن تختار الهاتف الذي

يريحك في شكله .. وحمل سماعته ووضوح صوته.


2. استعد لإجراء المكالمة (وضع إرسال):

* إ ذا كنت تستخدم اليد اليمنى في التعامل اليومي فضع ورقة وقلمًا يمين الهاتف ..

وعندما ترفع السماعة قم برفعها باليد اليسرى ..إن ذلك يجعلك مستعدًا لتسجيل

أي ملاحظة خلال المكالمة، وكذلك تدوين أفكارك.. لطرحها في المستقبل.

* قبل أن تهم برفع سماعة الهاتف لتجري اتصالا قم بكتابة رؤوس الموضوعات التي تريد

أن تبلغها إلى الطرف الآخر حتى لا تتوه منك الأمور أثناء الحديث.

* عندما يرد عليك الهاتف المقابل قم بتقديم نفسك فورا .. و لا تقل إنه يعرف صوتي .

فكثير من الناس متشابهون في أصواتهم .. وذلك حتى لا يقع متلقي رسالتك في حرج.

* لا تأكل أثناء الحديث في الهاتف أو تمضغ اللبان وتخلص مما في فمك قبل

أن تقوم بطلب المكالمة أو حتى الرد عليها.

* إذا كنت في ظروف عادية حاول أن تكون مبتسمًا ولو كان المحاور لا يراك ؛

فإن عضلات الوجه المنشرح تؤثر عمليًا على نبرات الصوت.

* لا تنشغل في أعمال جانبية أثناء التركيز في المكالمة؛ فإذا كانت هامة فركز فيها..

وإن كانت غير هامة فلا تضيع وقتك، وانهها بكل لباقة ولطف.

* لا تتحدث بالهمهمات والإشارات؛ بل بالصوت فقط فإن الطرف الآخر لا يراك عبر الهاتف ..

إلا إذا كنت تستعمل الهاتف المرئي!

* استخدم لغتك الأصلية ولا تستعمل لغة أخرى إلا لإيضاح مفهوم أو كان المتحدث الآخر

لا يجيد لغتك.

* إذا اضطررت لقطع المكالمة اعتذر للمتحدث وبيّن له سبب الانقطاع.

* لا تبتسم أو تضحك في أثناء حديث حزين بدعوة أن المحاور لا يراك.

3. استعد لاستقبال المكالمة (وضع الاستقبال) :


* ارفع سماعة الهاتف بعد الرنة الثانية، الرد الفوري يفاجئ المتصل والرد المتأخر

يوحي بعدم الفعالية.

* حي المتصل وكأنه يدخل بيتك..دون رفع تكلفة في حالة الغرباء.

* تعلم فن الإنصات؛ فالمتصل بالتأكيد يحتاج إليك لذا أجرى الاتصال بك.

* لاتنهِ المكالمة قبل أن ينهها المتصل .. ( لا تطرد الضيف من بيتك دعه يخرج وحده ).