الدرس السادس / الحفظ والفهرسة

اليوم سنبدأ شرح مصطلحين قد يكونا متداولين بيننا كثيراً

لكن هل نعي معناهما ؟؟!! تعال معي لنبدأ بالتعرف عليهما سوياً ..

أول هذين المصطلحين (( الحفظ ))

الحفظ / ترتيب الأوراق والمستندات والسجلات الأصلية أو صور منها وتخزينها

بالطريقة التي تكفل سرعة معرفة مكانها واستخراجها عند الحاجة للرجوع إليها .

لذلك يجب وضع نظام حفظ مرن ليتناسب مع أي تغير في الظروف بحيث يسهل معرفة

أماكن الملفات وإعادتها إلى أماكنها بعد الاطلاع عليها ..


ثاني مصطلح (( التصنيف ))

التصنيف /هو تقسيم الأوراق والسجلات والمستندات الى مجموعات ذات صفات مشتركة

تحفظ كل مجموعة منها معاً في مكان واحد تحت اسم واحد حتى يسهل معرفة مكان المستند

أو السجل المطلوب استخراجه من بين المستندات أو السجلات الأخرى ...

أنواع التصنيف ومميزات وعيوب كل صنف :

1-التصنيف الموضوعي :

كل المستندات والأوراق المتعلقة بموضوع واحد معين توضع معاً في ملف واحد ..

مميزاتها :

* سهولة الوصول الى المستند المعين اذا عرف الموضوع الذي يتعلق به المستند ..

* لا تحتاج إلى أثاث خاص لتطبيقها ..

* ان هذه الطريقة تقوم على أساس تقسيم الموضوعات إلى أبواب ، الأبواب إلى فصول ،

الفصول إلى موضوعات ..

عيوبها :

* البطء إذ أن على الموظف قراءة المستند جيدا قبل أن يقرر أي الموضوعات يخص ..

* زيادة التكاليف ، إذ يحتاج إلى موظفين مقتدرين ..

2-التصنيف الجغرافي :

يتم تقسيم الملفات إلى مجموعات حسب الموقع الجغرافي ، فتوضع ملفات الأشخاص

الذين يقطنون في حي أو مدينة أو محافظة في ملف خاص ..

مميزاتها :

* يمكن استخراج الملف بسرعة عند معرفة المنطقة الجغرافية ..

* صعوبة الخلط بين ملفات الأشخاص الذين تتشابه أسماؤهم..

* تغني عن استعمال الفهارس ..

عيوب التصنيف الجغرافي :

* لا يمكن استخراج ملف أحد الأشخاص إلا إذا عرف اسمه وعنوانه ..

* قد يختلط الأمر على الموظفين الذين يقومون بالحفظ ، فيضعون بعض الملفات

في غير مناطقها لجهلهم بأسماء المدن ومواقعها ..

3-التصنيف الزمني أو التاريخي :

يتم ترتيب المحفوظات في هذه الطريقة بحسب التاريخ الذي وصلت فيه إلى المؤسسة

حيث يعتبر هو الأساس في عملية التصنيف ..

* تستعمل هذه الطريقة في كثير من المؤسسات مثل: البنوك *

4- التصنيف الهجائي :

تستعمل هذه الطريقة عندما يكون بالإمكان التعبير عن رؤوس الموضوعات المراد

تصنيفها بكلمة واحدة رئيسية ..

5-التصنيف اللفظي :

بعض الأسماء وخاصة الأجنبية قد تتشابه عند لفظها ، ولكنها تختلف عند تهجئتها

ولمواجهة هذه المشكلة ظهرت طريقة الحفظ اللفظي أو الصوتي ...