يتبع الدرس الثامن / الاجتماعات

حتماً ستسأل : ماعلاقة هذه الثرثرة في السكرتارية ؟؟!!!!!

لا تستعجل عزيزي القارئ فالسكرتير هو أحد الأركان الأساسية للاجتماع ...

تابع معي الدرس وسيتضح لك الأمر ...

في كثير من الاجتماعات يؤدي السكرتير مجموعة من الوظائف تساهم في تحقيق

الأهداف المنتظرة من هذه الاجتماعات ...


وظائف السكرتير "" الاجتماعات "" :

وظائف قبل ميعاد الاجتماع .

وظائف أثناء الاجتماع .

وظائف بعد انتهاء الاجتماع .

وظائف السكرتير قبل ميعاد الاجتماع :

1- استقبال الطلبات والاقتراحات من المديرين ورؤساء

الأقسام المقرر حضورهم الاجتماع وتتضمن الموضوعات التي يرغبون إدراجها في جدول

الأعمال للاجتماع القادم ..

ويتعين عليه إعداد الرسالة المخصصة لذلك ، وإرسالها للمسئولين المقرر حضورهم

الاجتماع حسب النموذج التالي :




أهمية هذه الرسالة :

1- تساعد الإدارة العليا في الإلمام بالموضوعات والمشاكل التي تتعلق بالعمل

من وجهة نظر الإدارات التنفيذية ..

2-تجميع الطلبات وتنسيقها وإعادة صياغتها مع مراعاة عدم تكرار المعروض

منها من أكثر من جهة ، لنفس الموضوع وتقديمها للسيد رئيس الجلسة لترتيبها

طبقاً للأهمية ..

3- كتابة جدول أعمال الجلسة على الآلة الكاتبة ويتضمن ملخصاً وافياً عن الموضوعات

التي سيتم بحثها ومناقشتها أثناء الاجتماع ..

4- إرسال جدول الأعمال للسادة المقرر حضورهم الاجتماع وذلك قبل بدء الاجتماع ،

بوقت كافِ لدراسته من جانبهم ، وقيام كل منهم بإعداد المذكرات التفصيلية لوجهة

نظرهم حتى يستطيعوا المشاركة الفعالة في الرأي أثناء الاجتماع ..

5-الإشراف على تجهيز مكان الاجتماع على أساس " عدد الحاضرين ، أهميتهم " ..

6-التأكيد على موعد الاجتماع هاتفياً قبل تاريخ الاجتماع بيوم واحد ..

7-إعداد المستندات الضرورية اللازم تواجدها على طاولة الاجتماعات للرجوع إليها ..


وظائف السكرتير أثناء الاجتماع :

1- توزيع المفكرات والأقلام على الحاضرين مع كافة المستندات اللازمة والمؤيدة

للموضوعات المقررة بجدول الأعمال ..

2-الجلوس في مكان مناسب ، يتمكن منه من تسجيل وقائع الجلسة بإحدى طرق

التسجيل المتعارف عليها سواء كان ذلك " يدوياً –الاختزال – مسجل الصوت "

3-بدء تسجيل الاجتماع ويشمل ذلك :

* افتتاحية الاجتماع " بسم الله الرحمن الرحيم ".

* ساعة وتاريخ ويوم بدء الاجتماع .

* تسجيل بدء الجلسة برئاسة (....) وأسماء الحاضرين والمعتذرين وأسماء الغائبين ..

* الآراء والمناقشات التي أثيرت حول كل موضوع بطريقة مختصرة بتسجيل الضروري

والهام منها بطريقة مختصرة ..

* القرار الذي اتخذ في كل موضوع ، وعدد أصوات الموافقين ، والمعارضين ووجهة نظر

كل منهم ..

* الملاحظات التي يبديها رئيس الجلسة ، لتسجيلها في محضر الاجتماع ..

* ميعاد الاجتماع القادم ..

* ساعة انتهاء الاجتماع ..

* خاتمة الاجتماع وتشمل ( التحية والشكر للأعضاء من رئيس الجلسة )..

4- العمل على جانبه على انجاح الاجتماع ويشمل ذلك بذل أقصى الجهود لاستمرار راحة

الحاضرين وتقديم وسائل الضيافة لهم بموافقة رئيس الجلسة ..

5-عدم التدخل نهائيا في المناقشات التي تتم أثناء الاجتماع وعدم إبداء وجهة نظر معينة

في سيرالجلسة حيث لا يعد ذلك من اختصاصه ..

6-عدم اشتراكه بالتصويت على القرارات التي تتخذ في الجلسة ، حيث أن وظيفة السكرتير

المشاركة بالرأي في الموضوعات المطروحة بل المعاونة في انجاح الاجتماع ..

7- عدم الحديث الجانبي المستمر مع الرئيس أو أحد الأعضاء إلا للضرورة ..

8-الاشراف الكامل على ترتيب الأشياء التي تجهيزها للاجتماع ...