الدرس التاسع / وظائف السكرتير بعد انتهاء الاجتماع

سنكمل اليوم بإذن الله وظائف السكرتير ولكن هذه المرة بعد انتهاء الاجتماع ....

وظائف السكرتير بعد انتهاء الاجتماع :

1-اذا كان الاجتماع قد تم تسجيله بآلة التسجيل ( مسجل الصوت ) يتعين على السكرتير

إعادة كتابة هذا الاجتماع على مسودات ورقية ، تمهيداً لطباعته ..

2-عرض محضر الاجتماع في مسوداته على الرئيس ، تمهيداً للموافقة على طبعه

على الآلة الكاتبه..

3-كتابة محضر الاجتماع بشكل منسق ، مراعياً الأصول المتبعة في كتابة محاضر

الاجتماعات..

وفيما يلي نموذج لإحدى وقائع جلسات الاجتماعات :





4- بعد الصياغة النهائية لمحضر الاجتماع وطباعته يتم عمل نسخ كافية لتوزيعها

على الأعضاء الحاضرين والاحتفاظ ببعض النسخ منه في ملفات مخصصة لذلك ..

5- يتولى المتابعة لمدى تنفيذ القرارات السابقة التي سبق اتخاذها في كل جلسة من

جلسات الاجتماعات ..

6- عرض التقارير التي ترد دوريا وبشكل مستمر على رئيس الجلسة لمتابعتها والوقوف

على ماتم تنفيذه من القرارات التي اتخذت سابقاً ..

7-إعداد نماذج بيانية ، تتعلق بالمشاكل التي يتخذ فيها قرار بالرجوع إلى بعض

العاملين في المنشأة ، لسماع أرائهم فيها ، وإعادة عرضها على المسئولين لمناقشة

وجهات النظر واتخاذ القرار المناسب ...

أيضا سندرس وظيفة المدير أثناء الاجتماع ...

وظائف رئيس الجلسة أثناء الاجتماع له عدة وظائف هامة :

* إتاحة الفرصة لكل عضو لإبداء وجهة نظره في الموضوع المطروح للمناقشة

والتمتع بالهدوء الكامل والصبر عند سماع أراء الحاضرين ...

* تقديم الآراء بطريقة موضوعية تمهيداً لاتخاذ القرار المناسب في الموضوع المطروح للبحث ..

* تنظيم إبداء الآراء بحيث يُسمع المتحدث بدون مقاطعة ..

* التحلي بالحكمة وأن يُشعر الحاضرين بمقدرته وكفائتة على إدارة الاجتماع ..

*عدم الانفراد بالرأي عند اتخاذ القرار ..

* المحافظة على وقت الاجتماع ..

* يتعين على رئيس الجلسة أخذ فرصة للراحة أثناء الاجتماع....

* * * *

يعتمد نجاح الاجتماع على خبرة وكفاءة رئيس الجلسة وثقة الحاضرين في خبرته الإدارية ...