الدرس العاشر / الاتصالات
أعتذر على تأخري اليوم في اعطاء الدرس بس والله عندي امتحنات وكنت مشغولة ..
المهم اليوم راح نتناول آخر فصل وهو فصل الاتصالات وسندرسه بشكل خاص
( في الشركات ) وبشكل عام ( في حياتنا اليومية ) والأخيرة إضافية من عندي
من أجل أن تعم الفائدة ...
تعريف الاتصال / هو عملية نقل واستقبال المعلومات ...
وبدون الاتصال لا يمكن أن تقوم المؤسسة ، والسبب في ذلك أن الاتصال هام جدا ً
لأي مدير ذلك لأن الإدارة تعني انجاز العمل من خلال الغير ،، وهي مهمة من الواضح
أنها تتطلب من المدير الاتصال مع الغير ومن الغير الاتصال ببعضهم البعض ..
** تستغرق عملية الاتصال اليومي نسبة تتراوح بين
75 % إلى 90 % من وقت العمل وينفق 5 % من وقت الاتصال في الكتابة و10% في القراءة
و 35 % في التحدث و 50% في الإنصات ...
ويمكن إضافة أن الاتصال يتم أيضاً بدون علم الشخص عندمايلاحظ الغير تصرفاته
وتعبيرات وجهه أو حركات يديه أو جسمه وما يستدلون منها على معاني ..
ومع ذلك فإن نقص الفهم وعدم التركيز وعدم الاتفاق بين الأفراد ما هي إلا دليل ملموس
على أن الإشارات المرسلة لم يتم استقبالها بالشكل المقصود من جانب المرسل فإذا لم
يكن هناك مستمع أو لم يفهم أحد ما قيل أو كتب فلا يوجد اتصال ...
ولأن هناك مشكلة في الإنصات خاصة بالتفاوت في سرعة الكلام وسرعة الانصات
ونتيجة لتزايد حجم العمل بالمؤسسات الحديثة وتباين أوجه نشاطها وتعدد فروعها ،
فقد أصبح من المستحيل على أي مدير إداري أن يتابع شخصياً كافة التفصيلات الدقيقة
للعمليات اليومية وصار من الضروري إقامة نظام فعال للاتصالات على درجة عالية من
الكفاءة والمرونه ..
أهمية دراسة الاتصالات للسكرتارية ومديري المكتب :-
تعتبر السكرتارية حلقة الوصل بين ادرارات وأقسام المنظمة في الداخل ، وبين المنظمة
والغير في الخارج من جهة أخرى ..فالعاملون في مجال السكرتارية يقضون معظم أوقاتهم
في الاتصال مابين متحدثين وكاتبين وقارئين ومنصتين وعلى الطرف الآخر نجد العاملين
بالمنظمة على مختلف مستوياتهم وفئاتهم وكذا أفراد الجمهور من العملاء وغيرهم من
المتعاملين ...
لذا فإن أفراد السكرتارية أومديري المكاتب لا بد أن تتوافر لديهم المهارات الأساسية
للاتصال بالغير سواء كانوا مرسلين أو مستقبلين ...
أنواع الاتصالات :
هناك أنواع مختلفة للاتصالات وهي :
الانصات الحدي ..
الانصات التقيمي ...
الانصات الاسقاطي ..
الإنصات الحدي: يقوم على إعطاء اهتمام جزئي فقط وهو غالباً ما يؤدي إلى سوء فهم
المتحدث وقد يكون من الأفضل تأجيل اجتماع ما إذا شعر المدير بأنه لا يستطيع
الإنصات كاملا ً لما سيقال في الاجتماع...
الانصات التقيمي: يقوم بإعطاء المستمع اهتماماً كاملاً للمتحدث ويُعِد ملاحظات للحكم
على كلام المتحدث ويقوم المستمع بتقييم المتحدث ...
وغالباً ما يعد هذا النوع عقبة ً في عملية الإنصات فبدلاً من انتقال الأفكار من
المتحدث إلى المستمع ينتهي الأمر بفكرتين ، فكرة المتحدث وفكرة المستمع
والتي لا تنقل إحداهما في الحقيقة إلى الأخرى ..
الإنصات الإسقاطي: ويتم الاتصال الحقيقي عندما يُنصت المستمع بصدق للمتحدث ويفهم
موقفه وقصده .. فبينما يستمع الشخص إلى ملاحظات المتحدث فإنه يتحاشى أيه
محاولة للنقد أو الموافقة أو الرفض فهو يحاول إسقاط نفسه في عقل المتحدث
ويحاول حقيقة فهم وجهة نظره بدون تقيم في ذلك الوقت ..
×× غي أن يبدأ تقيم محتوى ملاحظات المتحدث بعد أن يكون الشخص استمع وفهم
ووعى ما قيل له .ينبغي أن يبدأ تقيم محتوى ملاحظات المتحدث بعد أن يكون الشخص
استمع وفهم ووعى ما قيل له .
ومن وجهة نظر أساسية فإنه ينتج عن غياب الاتصال انكار وجود الإنسان ،،
لأن كل ناحية من لسلوك الإنساني ترتبط بعملية إرسال واستقبال المعلومات فمثلا
ً حاجة الشخص العضوية لها القدرة على دفع سلوكه لأنها تملك القوة على إرسال
المعلومات لإشباع دوافعه الأولية ،،وهكذا يعلم الشخص أنه جوعان عندما يحس
بغمزه في معدته ...
في الحقيقة أن القدرة على الاتصال من بين جميع القدرات المطلوبة للإدارة الناجحة
هي بدون شك التي نقص معظم المديرين ..[وهذا هو سبب الاستياء في العمل لأنهم
لم يجدوا وسائل إشباع قواهم الدافعة الأساسية خصوصاً بالنسبة لحاجاتهم الاجتماعية
والنفسية ]..
إن السبب الرئيسي لأي نوع من الاتصال هو : تحقيق نو ع أو شكل ما من الفعل
"" السلوك "" ويرتبط الفعل المرغوب عادةً في نطاق منظمة الأعمال بالأداء الكفء
للواجبات والمسؤوليات ...
وهذا لا يعني أن الفعل المطلوب يجب أن يكون بالضرورة في شكل سلوك مادي محدد
فقط مثل عامل يقوم بتشغيل آلة بعد تلقي تعليمات عن طريقة القيام بذلك بل على العكس
حيث أن الفعل المترتب على الاتصال غالباً ما يكون في شكل استجابة اتجاهية ، أي قول
فكرة ما أو رغبة في عدم السلوك بطريقة معينة خاصة في حالة النصح
فمثلاً "" محاولة نصح شخص معين يتغيب باستمرار عن عواقب مثل هذا السلوك ""
* و يمكن تعريف الاتصال على أنه :
عملية نقل المعلومات والفهم من شخص إلى شخص آخر، وينبغي التأكيد على التفرقة
بين نقل المعلومات ونقل الفهم لأن الاتصال عملية معقدة ولها أبعاد متعددة ..
منها نقل المادة من المرسل إلى المرسل إليه ، ومنها استقبال الرسالة واستيعابها ،
ومنها قبول الرسالة أو رفضها ... ويُستعمل اصطلاح الاتصال في العادة على ظن
أن جميع المواد المنقولة قد فهمت أو قبلت ويفترض مثلاً في المعلومات التي ترسل إلى
العاملين أنه قد تم توصيلها إليهم بمعنى أنها فهمت من جانبهم وهكذا قد يكون أو لا
يكون صحيحاً ....
إذن :-فالاتصال هو العملية الخاصة بإعلان الأفكار وجعلها مفهومة من الغير ،
وهو العملية الخاصة بإغراء الغير على تفسير فكرة ما بالطريقة التي يعنيها المتحدث أو
الكاتب ، وإذا تم توصيل الأفكار فقد تمت إقامة أرض مشتركة للفهم ...
