الدرس الرابع عشر : مقومات الاتصال الجيد

لكل بداية نهاية .. ولقد حانت لحظة وداعي لكم أحبائي فهذا هو الدرس الأخير

لدورة السكرتارية ...

درسنا لهذا اليوم سيعالج كيفية انشاء اتصال جيد ... لنبدأ الدرس معاً ..

هناك عدة عوامل تساعد في تحقيق الاتصال الجيد و هي :

1- ينبغي أن يكون خط الاتصال واضحا وان تعرف حدود السلطة :

طريقة ذلك هي إعلان التعيينات الرسمية وواجبات كل شخص والخرائط التنظيمية

وفوق كل ذلك تحقيق دوام النظام إلى الحد العملي ...


2- يجب أن يكون هناك خط اتصال رسمي محدد لكل عضو في المؤسسة :
وهذا يعني أن كل شخص يجب أن يتصل بشخص معين ( الاتصال في اتجاه واحد )

وأن كل شخص يجب أن يكون مرؤوسا لشخص معين ( الاتصال في الاتجاه الآخر )

وبمعنى آخر يجب أن يكون لكل شخص علاقة رسمية محددة بالمنظمة ...


3- يجب أن يكون خط الاتصال مباشراً وقصيراً قدر الإمكان :

إن الاتصالات الرسمية تكون في الغالب في شكل كتابي أو شفهي وتعتبر اللغة

كوسيلة للاتصال محدودة ومعرضة لسوء الفهم ، وتكون كثير من الاتصالات بدون إعداد ..

وحتى المعدة منها تكون بحاجة إلى تفسير ...

** ملاحظة مختصرة وهامة **

سرعة الاتصال تكون أقل كلما زادت المراكز التي يمر بها هذا الاتصال ..

وعلى ذلك كلما قصر خط الاتصال كلما زادت سرعة الاتصال وقل احتمال الخطأ ....


4- أن يكون خط الاتصال كاملا :
وهذا يعني ان اتصالا من رئيس المنظمة إلى القاعدة ينبغي أن يمر بجميع مستويات

الاتصال ، وهذا ضروري لتفادي الاتصالات المتعارضة التي قد تحدث اذا كان هناك تجاوز

في خط الاتصال ..

5- الأفراد على درجة كبيرة من الكفاءة :

ويقصد بذلك المقدرة التامة فيما يتصل بعمل المؤسسة ، لأن وظيفة مركز الاتصال

في المؤسسة ترجمة الاتصالات الداخلة بخصوص الظروف الخارجية وتقدم العمل

والنجاح والفشل إلى اتصالات خارجية في شكل أعمال جديدة وخطوات تمهيدية

وغيرها تشكل جميعها حسب الأهداف النهائية والحالية للمنظمة .........


أخيرا /

يجب على الإدارة أن تكون على علم بالعوامل الاجتماعية في المؤسسة لكي تحقق

الفاعلية من الاتصالات وأن تحاول اختيار الأفراد الذين يميلون إلى التآلف مع المناخ

الوظيفي السائد بالمؤسسة ويمكن أن يتم ذلك عن طريق برامج التدريب التي تقدمها

المؤسسة ...