تعلم فنون السكرتارية الادارية

الدرس السادس / الحفظ والفهرسة

اليوم سنبدأ شرح مصطلحين قد يكونا متداولين بيننا كثيراً

لكن هل نعي معناهما ؟؟!! تعال معي لنبدأ بالتعرف عليهما سوياً ..

أول هذين المصطلحين (( الحفظ ))

الحفظ / ترتيب الأوراق والمستندات والسجلات الأصلية أو صور منها وتخزينها

بالطريقة التي تكفل سرعة معرفة مكانها واستخراجها عند الحاجة للرجوع إليها .

لذلك يجب وضع نظام حفظ مرن ليتناسب مع أي تغير في الظروف بحيث يسهل معرفة

أماكن الملفات وإعادتها إلى أماكنها بعد الاطلاع عليها ..


ثاني مصطلح (( التصنيف ))

التصنيف /هو تقسيم الأوراق والسجلات والمستندات الى مجموعات ذات صفات مشتركة

تحفظ كل مجموعة منها معاً في مكان واحد تحت اسم واحد حتى يسهل معرفة مكان المستند

أو السجل المطلوب استخراجه من بين المستندات أو السجلات الأخرى ...

أنواع التصنيف ومميزات وعيوب كل صنف :

1-التصنيف الموضوعي :

كل المستندات والأوراق المتعلقة بموضوع واحد معين توضع معاً في ملف واحد ..

مميزاتها :

* سهولة الوصول الى المستند المعين اذا عرف الموضوع الذي يتعلق به المستند ..

* لا تحتاج إلى أثاث خاص لتطبيقها ..

* ان هذه الطريقة تقوم على أساس تقسيم الموضوعات إلى أبواب ، الأبواب إلى فصول ،

الفصول إلى موضوعات ..

عيوبها :

* البطء إذ أن على الموظف قراءة المستند جيدا قبل أن يقرر أي الموضوعات يخص ..

* زيادة التكاليف ، إذ يحتاج إلى موظفين مقتدرين ..

2-التصنيف الجغرافي :

يتم تقسيم الملفات إلى مجموعات حسب الموقع الجغرافي ، فتوضع ملفات الأشخاص

الذين يقطنون في حي أو مدينة أو محافظة في ملف خاص ..

مميزاتها :

* يمكن استخراج الملف بسرعة عند معرفة المنطقة الجغرافية ..

* صعوبة الخلط بين ملفات الأشخاص الذين تتشابه أسماؤهم..

* تغني عن استعمال الفهارس ..

عيوب التصنيف الجغرافي :

* لا يمكن استخراج ملف أحد الأشخاص إلا إذا عرف اسمه وعنوانه ..

* قد يختلط الأمر على الموظفين الذين يقومون بالحفظ ، فيضعون بعض الملفات

في غير مناطقها لجهلهم بأسماء المدن ومواقعها ..

3-التصنيف الزمني أو التاريخي :

يتم ترتيب المحفوظات في هذه الطريقة بحسب التاريخ الذي وصلت فيه إلى المؤسسة

حيث يعتبر هو الأساس في عملية التصنيف ..

* تستعمل هذه الطريقة في كثير من المؤسسات مثل: البنوك *

4- التصنيف الهجائي :

تستعمل هذه الطريقة عندما يكون بالإمكان التعبير عن رؤوس الموضوعات المراد

تصنيفها بكلمة واحدة رئيسية ..

5-التصنيف اللفظي :

بعض الأسماء وخاصة الأجنبية قد تتشابه عند لفظها ، ولكنها تختلف عند تهجئتها

ولمواجهة هذه المشكلة ظهرت طريقة الحفظ اللفظي أو الصوتي ...

الجزء الثاني من الدرس السادس /واجبات السكرتير الثانوية

أخذنا في الدرس الرابع والخامس والسادس واجبات السكرتير الأولية والأساسية

واليوم سنبدأ بشرح واجباته الثانوية ....

1-السكرتير وترتيبات السفر والحجز

يقوم الرئيس أو المدير في الوزارات أو المؤسسات بزيارات عمل داخلية أو خارجية

لحضور مؤتمرات او اجتماعات او ندوات ..

يقوم السكرتير بالإجراء والترتيبات الضرورية التي تساعد الرئيس في زيارته وتوفر

له راحة قبل وأثناء وحين عودته ………

أهم الإجراءات التي يقوم بها السكرتير أثناء سفر المدير :

* تحديد مكان وزمان السفر وفق الوثائق اللازمة ...

يحدد الرئيس للسكرتير موعد ومكان الزيارة فيقوم مباشرة السكرتير بتحضير

مستلزمات الزيارة في الوقت المناسب من تذاكر السفر والملفات والوثائق والمعلومات

الضرورية المتعلقة بطبيعة العمل في تلك المنطقة ..

وأيضاً تجهيز وسيلة النقل التي يريدها الرئيس وعن موعد السفر باليوم والشهر و الساعة

" صباحا ، مساء" وأن يستفسر عن أماكن التوقف وعن المقابلات التي سيجريها المدير

في أماكن التوقف.

* إجراءات حجز وسيلة النقل ومكان الإقامة ...

يقوم السكرتير بالحجز في كل محطة توقف أو قيام ، إما هاتفياً أو شخصياً أو بواسطة

و كلات السفر ..كذلك تحديد الفنادق التي يرغب الرئيس في الإقامة بها ..

يقوم السكرتير بإبلاغ الفندق في اسم الرئيس ومركزه وموعد وصوله ...

* إجراءات تصاريح الدخول والمغادرة ...

تشترط بعض الدول أو المناطق الحصول على تأشيرة دخول مسبقة وأن يكون جواز السفر

أو وثيقة السفر سارية المفعول فعلى السكرتير أن يدون أسماء هذه الأقطار في قائمة

خاصة للرجوع إليها عند الحاجة ...


* تأكيد موعد السفر (( مهمة )) ...

تشترط بعض الشركات أن يتم تأكيد السفر مسبقاً قبل أربع وعشرين ساعة أو ثماني

وأربعين ساعة فعلى السكرتير أن يتابع ذلك مع رئيسه ..

* إجراء تحويل العملة والمخصصات اليومية ...

يمكن للسكرتير أن يؤمن النقود اللازمة للرئيس بإحدى الطرق :

(شبكات سياحية – فتح اعتماد –شبكات الأرصدة الدائنة )

* تأمين الوثائق المطلوبة مثل الشهادة الطبية ، ورخصة القيادة وغيرها :

فعلى السكرتير أن يكون على علم بما تتطلبه الأقطار المختلفة من شهادات

ووثائق ويتم ذلك من خلال مكاتب السياحة فيعمل على تأمين حاجته من هذه

الوثائق المطلوبة ..

2-إعداد جدول يفصل مواعيد السفر ...

أي أن يقوم السكرتير بإعداد جدول يبين مواعيد السفر والمقابلات ويضم الجدول

خلاصة للحاجات الأخرى كالمستندات والملفات اللازمة وتزويده بالخرائط للأقطار

التي يزورها ..

كما يقوم السكرتير بإبلاغ كافة الشخصيات والمؤسسات التي سيزورها الرئيس

بأهداف الزيارة لأخذ الموافقة المسبقة لها ...

3-إعداد أوراق العمل والكشوفات اللازمة ...

أي أن يقوم السكرتير بجمع وإعداد المعلومات والبيانات والأوراق والوثائق الخاصة

بالعمل والتي قد يحتاجها الرئيس في مهمته وعليه أن يقوم بترتيبها حسب الجدول

المعد لكل مقابلة ..

4-إدارة المكتب أثناء غياب الرئيس ...

* يقوم بإنجاز الموضوعات التي لم تتم إذا كلف بذلك ..

* تحويل الأعمال التي لا يستطيع حلها إلى الجهات المختصة ..

* تجميع الأمور الباقية والتي لم يتخذ قرارا بشأنها في ملف خاص للمتابعة مع الرئيس ..

* إعداد قائمة بأسماء الزوار والمراجعين الذين زارو المكتب أو اتصلوا به أثناء غياب

الرئيس للعلم ..

* كتابة تقارير الأعمال الهامة التي جرت أثناء غياب الرئيس ..

* يقوم بإطلاع الرئيس على الأمور الهامة التي اتخذت في غيابه ..

الدرس السابع / التخطيط

لم يبقى لنا سوى الشيء اليسير لذا حاول عزيزي القارئ التركيز...

موضوع اليوم طويل لكنه شيق جدا ً ....

تمنياتي للجميع بقضاء وقت مفيد وممتع أثناء القراءة .....

تخطيط أعمال السكرتارية الأولية والثانوية

أهمية تخطيط العمل في السكرتارية :

يعتبر التخطيط أمر ضرورياً للسكرتير .. وقد قال أحد رجال الأعمال المشهورين :

" قبل أن تنظم الناس نظم نفسك "

لأن التخطيط يعني إعداد تصور مسبق لحاجات المكتب من القرطاسية واللوازم

المكتبية كما أن التخطيط يجعل السكرتير قادرا على تحديد الأهداف ومن ثم

تحديد الوسائل التي يمكن بواسطتها تحقيق الأهداف ...

أنواع التخطيط :

1- تخطيط سنوي ( خطة سنوية )

2- تخطيط شهري ( خطة شهرية )

3- تخطيط أسبوعي ( خطة أسبوعيه )

4- تخطيط يومي ( خطة يومية )

التخطيط السنوي: ( هو خطة طويلة الأجل بالنسبة لأعمال السكرتارية )

التخطيط الشهري: ( تتضمن الخطة الشهرية تصوراً عاماً خلال شهر معين )

التخطيط الأسبوعي: ( تعتبر متوسطة الأجل لأنها تجمع بين مزايا السنوية واليومية )

التخطيط اليومي: ( تعتبر قصيرة الأجل ومرنة أكثر من الخطة السنوية والشهرية والأسبوعية )

[ فالخطة اليوميةهي أفضل الخطط لمواجهة الأحداث الطارئة وللأعمال ليوم واحد ]

السكرتارية والعلاقات الاجتماعية و الإنسانية :

لا جدال في أن العلاقات الطيبة تلعب دورا أساسياً في نجاح أي عمل سواء كان هذا العمل

تجارياً أم حكومياً ، فنجاح أي مؤسسة تجارية أو أي مكتب حكومي يعتمد اعتمادا كبيرا

على عدد ما يكسبه من أصدقاء ..

ويعتبر السكرتير هو واجهة هذه العلاقة العامة لأنه هو أول من يقابل العميل ،

وهو أول من يقابل ممثلي الدعاية والإعلان والزوار ..

لذا عليه مراعاة التالي :

أولاً : المظهر و السلوك في العمل :

المظهر العام : يعتبر السكرتير الصورة التي تعكس سمعة المكتب

أمام المراجعين والزوار..

ويجب أن يتصف بمجموعة مواصفات هي :

* الصفات الجسمية :- إن غالبية الصفات الجسمية موروثة لا سيطرة عليها يجب على كل

من سيعمل في مجال السكرتارية أن يتمتع بصفات جسمية عادية خالية من

العاهات الغير عادية ..

* النظافة :-أي أن يعتني السكرتير بنظافة ملابسه مع الاهتمام بنظافة الجسم

وتقليم الأظافر وتسريح الشعر ونظافته وتلميع الحذاء...

* الصفات الصحية :-يجب على السكرتير أن يعتني بصحته جيدا وأن يتمتع بصحة جيدة

تساعده على أداء واجباته الأساسية دون تعطيل أعمال المدير والمكتب ...

* الملابس :- إن ملابس المكتب تختلف كثيرا عن ملابس الشخص خارج المكتب ،

ويجب أن تكون ملابسه متناسقة الألوان وأن لا يظهر بمظهر غير لائق بإستعمال

الملابس الزاهية الألوان .....

* التجميل :-المكتب هو مكان للعمل ، يمارس فيه السكرتير المهارات

المطلوبة منه ، كما أنه المكان الذي يستقبل فيه السكرتير جمهور الزملاء والمدراء ،

لذلك يجب أن يظهر السكرتير بمظهر لائق دون تكلف ، مع الاهتمام بكيفية استخدام

المساحيق بالنسبة للسيدات أي عدم وضع مكياج مبالغ فيه ، لأنه يعكس

صورة المؤسسة ويعطي عنها انطباع غير لائق ..

ثانياً : السلوك في العمل ( قواعد التصرف المثالية الأساسية والسلوك في المكتب )

1- الحضور في الميعاد ..

2- بشوشاً في كل وقت ..

3- متصفاً بالمرح ..

4- منصتا ً باهتمام لتعليمات رئيسه حتى لايكون في حاجة إلى تكرارها ..

5- كتوما في الأمور ..

6- معتنيا بالمكتب ..

7- هادئا .( بمعنى يغلق الباب بهدوء ، يتحدث بصوت رقيق وهادئ )

8- مقتنيا لمجموعة من المراجع الموثوق بها ، بما في ذلك معجم ..


علاقات السكرتير العامة والإنسانية :

* التعامل مع الرؤساء :

- يكون متفهماً لرئيسه " شخصيته –نفسيته – ما يرغب – ما يكره "

- يكتشف هوايات الرئيس وميوله وذلك من خلال التعامل المستمر ..

- يتحلى بروح المجاملة ، الملاطفة ، الكياسة ، التي يتمتع بها السكرتير تساعد

على تدعيم العلاقات الإنسانية مع الرؤساء ..

-قيام السكرتير بتأدية أعماله بسرعة وإتقان وتلبية متطلبات المدير ..

* التعامل مع الموظفين < زملاء العمل > :

-قدماء الموظفين : لابد من معاملتهم بشكل جيد ..

- مجموعة العاملين في السكرتارية : وهم زملاء العمل الواحد ، عليه أن لا

يشعرهم بأنه متعال أو متفوق عليهم ، وأنه الشخص المحظى لدى المدير ..

- الموظفين الجدد : يحتاج الموظف الجديد إلى المساعدة والأخذ باليد حيث يصعب على

هؤلاء الدخول ضمن المجموعة القديمة من الزملاء إلا إذا حاولت المجموعة مساعدتهم

في ذلك لذلك يجب على السكرتير أن يساعد هؤلاء على التكيف مع جو العمل الجديد ...

* التعامل مع الأفراد من المؤسسات الأخرى

"" مثل: المستهلكون –المساهمون –الموزعون -المؤسسات المنافسة – البنوك – الصحفيون ..""

يجب على السكرتير أن يوطد علاقاته الإنسانية والاجتماعية مع هذه الفئات

وذلك باتباع التالي :

1- الاهتمام بقاعة الاستقبال من حيث الأثاث الذي يشعر الجمهور باهتمام

المؤسسة بهم .

2- أن يحسن السكرتير معاملة الجمهور ، ودخولهم للمدير بسرعة ..

3- أن يشرف على الحفلات السنوية والقومية والدينية ..

4- يوزع على الجمهور الكتيبات والنشرات عن مشاريع الشركة المستقبلية .

5- أن يظهر للجمهور الدور الهام الذي تقوم به المؤسسة في مجال الخدمة

الاجتماعية ومساهمتها في تطوير الاقتصاد الوطني ...