تعلم فنون السكرتارية الادارية

يتبع الدرس الثامن / الاجتماعات

حتماً ستسأل : ماعلاقة هذه الثرثرة في السكرتارية ؟؟!!!!!

لا تستعجل عزيزي القارئ فالسكرتير هو أحد الأركان الأساسية للاجتماع ...

تابع معي الدرس وسيتضح لك الأمر ...

في كثير من الاجتماعات يؤدي السكرتير مجموعة من الوظائف تساهم في تحقيق

الأهداف المنتظرة من هذه الاجتماعات ...


وظائف السكرتير "" الاجتماعات "" :

وظائف قبل ميعاد الاجتماع .

وظائف أثناء الاجتماع .

وظائف بعد انتهاء الاجتماع .

وظائف السكرتير قبل ميعاد الاجتماع :

1- استقبال الطلبات والاقتراحات من المديرين ورؤساء

الأقسام المقرر حضورهم الاجتماع وتتضمن الموضوعات التي يرغبون إدراجها في جدول

الأعمال للاجتماع القادم ..

ويتعين عليه إعداد الرسالة المخصصة لذلك ، وإرسالها للمسئولين المقرر حضورهم

الاجتماع حسب النموذج التالي :




أهمية هذه الرسالة :

1- تساعد الإدارة العليا في الإلمام بالموضوعات والمشاكل التي تتعلق بالعمل

من وجهة نظر الإدارات التنفيذية ..

2-تجميع الطلبات وتنسيقها وإعادة صياغتها مع مراعاة عدم تكرار المعروض

منها من أكثر من جهة ، لنفس الموضوع وتقديمها للسيد رئيس الجلسة لترتيبها

طبقاً للأهمية ..

3- كتابة جدول أعمال الجلسة على الآلة الكاتبة ويتضمن ملخصاً وافياً عن الموضوعات

التي سيتم بحثها ومناقشتها أثناء الاجتماع ..

4- إرسال جدول الأعمال للسادة المقرر حضورهم الاجتماع وذلك قبل بدء الاجتماع ،

بوقت كافِ لدراسته من جانبهم ، وقيام كل منهم بإعداد المذكرات التفصيلية لوجهة

نظرهم حتى يستطيعوا المشاركة الفعالة في الرأي أثناء الاجتماع ..

5-الإشراف على تجهيز مكان الاجتماع على أساس " عدد الحاضرين ، أهميتهم " ..

6-التأكيد على موعد الاجتماع هاتفياً قبل تاريخ الاجتماع بيوم واحد ..

7-إعداد المستندات الضرورية اللازم تواجدها على طاولة الاجتماعات للرجوع إليها ..


وظائف السكرتير أثناء الاجتماع :

1- توزيع المفكرات والأقلام على الحاضرين مع كافة المستندات اللازمة والمؤيدة

للموضوعات المقررة بجدول الأعمال ..

2-الجلوس في مكان مناسب ، يتمكن منه من تسجيل وقائع الجلسة بإحدى طرق

التسجيل المتعارف عليها سواء كان ذلك " يدوياً –الاختزال – مسجل الصوت "

3-بدء تسجيل الاجتماع ويشمل ذلك :

* افتتاحية الاجتماع " بسم الله الرحمن الرحيم ".

* ساعة وتاريخ ويوم بدء الاجتماع .

* تسجيل بدء الجلسة برئاسة (....) وأسماء الحاضرين والمعتذرين وأسماء الغائبين ..

* الآراء والمناقشات التي أثيرت حول كل موضوع بطريقة مختصرة بتسجيل الضروري

والهام منها بطريقة مختصرة ..

* القرار الذي اتخذ في كل موضوع ، وعدد أصوات الموافقين ، والمعارضين ووجهة نظر

كل منهم ..

* الملاحظات التي يبديها رئيس الجلسة ، لتسجيلها في محضر الاجتماع ..

* ميعاد الاجتماع القادم ..

* ساعة انتهاء الاجتماع ..

* خاتمة الاجتماع وتشمل ( التحية والشكر للأعضاء من رئيس الجلسة )..

4- العمل على جانبه على انجاح الاجتماع ويشمل ذلك بذل أقصى الجهود لاستمرار راحة

الحاضرين وتقديم وسائل الضيافة لهم بموافقة رئيس الجلسة ..

5-عدم التدخل نهائيا في المناقشات التي تتم أثناء الاجتماع وعدم إبداء وجهة نظر معينة

في سيرالجلسة حيث لا يعد ذلك من اختصاصه ..

6-عدم اشتراكه بالتصويت على القرارات التي تتخذ في الجلسة ، حيث أن وظيفة السكرتير

المشاركة بالرأي في الموضوعات المطروحة بل المعاونة في انجاح الاجتماع ..

7- عدم الحديث الجانبي المستمر مع الرئيس أو أحد الأعضاء إلا للضرورة ..

8-الاشراف الكامل على ترتيب الأشياء التي تجهيزها للاجتماع ...

الدرس التاسع / وظائف السكرتير بعد انتهاء الاجتماع

سنكمل اليوم بإذن الله وظائف السكرتير ولكن هذه المرة بعد انتهاء الاجتماع ....

وظائف السكرتير بعد انتهاء الاجتماع :

1-اذا كان الاجتماع قد تم تسجيله بآلة التسجيل ( مسجل الصوت ) يتعين على السكرتير

إعادة كتابة هذا الاجتماع على مسودات ورقية ، تمهيداً لطباعته ..

2-عرض محضر الاجتماع في مسوداته على الرئيس ، تمهيداً للموافقة على طبعه

على الآلة الكاتبه..

3-كتابة محضر الاجتماع بشكل منسق ، مراعياً الأصول المتبعة في كتابة محاضر

الاجتماعات..

وفيما يلي نموذج لإحدى وقائع جلسات الاجتماعات :





4- بعد الصياغة النهائية لمحضر الاجتماع وطباعته يتم عمل نسخ كافية لتوزيعها

على الأعضاء الحاضرين والاحتفاظ ببعض النسخ منه في ملفات مخصصة لذلك ..

5- يتولى المتابعة لمدى تنفيذ القرارات السابقة التي سبق اتخاذها في كل جلسة من

جلسات الاجتماعات ..

6- عرض التقارير التي ترد دوريا وبشكل مستمر على رئيس الجلسة لمتابعتها والوقوف

على ماتم تنفيذه من القرارات التي اتخذت سابقاً ..

7-إعداد نماذج بيانية ، تتعلق بالمشاكل التي يتخذ فيها قرار بالرجوع إلى بعض

العاملين في المنشأة ، لسماع أرائهم فيها ، وإعادة عرضها على المسئولين لمناقشة

وجهات النظر واتخاذ القرار المناسب ...

أيضا سندرس وظيفة المدير أثناء الاجتماع ...

وظائف رئيس الجلسة أثناء الاجتماع له عدة وظائف هامة :

* إتاحة الفرصة لكل عضو لإبداء وجهة نظره في الموضوع المطروح للمناقشة

والتمتع بالهدوء الكامل والصبر عند سماع أراء الحاضرين ...

* تقديم الآراء بطريقة موضوعية تمهيداً لاتخاذ القرار المناسب في الموضوع المطروح للبحث ..

* تنظيم إبداء الآراء بحيث يُسمع المتحدث بدون مقاطعة ..

* التحلي بالحكمة وأن يُشعر الحاضرين بمقدرته وكفائتة على إدارة الاجتماع ..

*عدم الانفراد بالرأي عند اتخاذ القرار ..

* المحافظة على وقت الاجتماع ..

* يتعين على رئيس الجلسة أخذ فرصة للراحة أثناء الاجتماع....

* * * *

يعتمد نجاح الاجتماع على خبرة وكفاءة رئيس الجلسة وثقة الحاضرين في خبرته الإدارية ...

الدرس العاشر / الاتصالات

أعتذر على تأخري اليوم في اعطاء الدرس بس والله عندي امتحنات وكنت مشغولة ..

المهم اليوم راح نتناول آخر فصل وهو فصل الاتصالات وسندرسه بشكل خاص

( في الشركات ) وبشكل عام ( في حياتنا اليومية ) والأخيرة إضافية من عندي

من أجل أن تعم الفائدة ...

تعريف الاتصال / هو عملية نقل واستقبال المعلومات ...

وبدون الاتصال لا يمكن أن تقوم المؤسسة ، والسبب في ذلك أن الاتصال هام جدا ً

لأي مدير ذلك لأن الإدارة تعني انجاز العمل من خلال الغير ،، وهي مهمة من الواضح

أنها تتطلب من المدير الاتصال مع الغير ومن الغير الاتصال ببعضهم البعض ..

** تستغرق عملية الاتصال اليومي نسبة تتراوح بين

75 % إلى 90 % من وقت العمل وينفق 5 % من وقت الاتصال في الكتابة و10% في القراءة

و 35 % في التحدث و 50% في الإنصات ...

ويمكن إضافة أن الاتصال يتم أيضاً بدون علم الشخص عندمايلاحظ الغير تصرفاته

وتعبيرات وجهه أو حركات يديه أو جسمه وما يستدلون منها على معاني ..

ومع ذلك فإن نقص الفهم وعدم التركيز وعدم الاتفاق بين الأفراد ما هي إلا دليل ملموس

على أن الإشارات المرسلة لم يتم استقبالها بالشكل المقصود من جانب المرسل فإذا لم

يكن هناك مستمع أو لم يفهم أحد ما قيل أو كتب فلا يوجد اتصال ...

ولأن هناك مشكلة في الإنصات خاصة بالتفاوت في سرعة الكلام وسرعة الانصات

ونتيجة لتزايد حجم العمل بالمؤسسات الحديثة وتباين أوجه نشاطها وتعدد فروعها ،

فقد أصبح من المستحيل على أي مدير إداري أن يتابع شخصياً كافة التفصيلات الدقيقة

للعمليات اليومية وصار من الضروري إقامة نظام فعال للاتصالات على درجة عالية من

الكفاءة والمرونه ..

أهمية دراسة الاتصالات للسكرتارية ومديري المكتب :-

تعتبر السكرتارية حلقة الوصل بين ادرارات وأقسام المنظمة في الداخل ، وبين المنظمة

والغير في الخارج من جهة أخرى ..فالعاملون في مجال السكرتارية يقضون معظم أوقاتهم

في الاتصال مابين متحدثين وكاتبين وقارئين ومنصتين وعلى الطرف الآخر نجد العاملين

بالمنظمة على مختلف مستوياتهم وفئاتهم وكذا أفراد الجمهور من العملاء وغيرهم من

المتعاملين ...

لذا فإن أفراد السكرتارية أومديري المكاتب لا بد أن تتوافر لديهم المهارات الأساسية

للاتصال بالغير سواء كانوا مرسلين أو مستقبلين ...

أنواع الاتصالات :

هناك أنواع مختلفة للاتصالات وهي :

الانصات الحدي ..

الانصات التقيمي ...

الانصات الاسقاطي ..

الإنصات الحدي: يقوم على إعطاء اهتمام جزئي فقط وهو غالباً ما يؤدي إلى سوء فهم

المتحدث وقد يكون من الأفضل تأجيل اجتماع ما إذا شعر المدير بأنه لا يستطيع

الإنصات كاملا ً لما سيقال في الاجتماع...

الانصات التقيمي: يقوم بإعطاء المستمع اهتماماً كاملاً للمتحدث ويُعِد ملاحظات للحكم

على كلام المتحدث ويقوم المستمع بتقييم المتحدث ...

وغالباً ما يعد هذا النوع عقبة ً في عملية الإنصات فبدلاً من انتقال الأفكار من

المتحدث إلى المستمع ينتهي الأمر بفكرتين ، فكرة المتحدث وفكرة المستمع

والتي لا تنقل إحداهما في الحقيقة إلى الأخرى ..

الإنصات الإسقاطي: ويتم الاتصال الحقيقي عندما يُنصت المستمع بصدق للمتحدث ويفهم

موقفه وقصده .. فبينما يستمع الشخص إلى ملاحظات المتحدث فإنه يتحاشى أيه

محاولة للنقد أو الموافقة أو الرفض فهو يحاول إسقاط نفسه في عقل المتحدث

ويحاول حقيقة فهم وجهة نظره بدون تقيم في ذلك الوقت ..

×× غي أن يبدأ تقيم محتوى ملاحظات المتحدث بعد أن يكون الشخص استمع وفهم

ووعى ما قيل له .ينبغي أن يبدأ تقيم محتوى ملاحظات المتحدث بعد أن يكون الشخص

استمع وفهم ووعى ما قيل له .

ومن وجهة نظر أساسية فإنه ينتج عن غياب الاتصال انكار وجود الإنسان ،،

لأن كل ناحية من لسلوك الإنساني ترتبط بعملية إرسال واستقبال المعلومات فمثلا

ً حاجة الشخص العضوية لها القدرة على دفع سلوكه لأنها تملك القوة على إرسال

المعلومات لإشباع دوافعه الأولية ،،وهكذا يعلم الشخص أنه جوعان عندما يحس

بغمزه في معدته ...

في الحقيقة أن القدرة على الاتصال من بين جميع القدرات المطلوبة للإدارة الناجحة

هي بدون شك التي نقص معظم المديرين ..[وهذا هو سبب الاستياء في العمل لأنهم

لم يجدوا وسائل إشباع قواهم الدافعة الأساسية خصوصاً بالنسبة لحاجاتهم الاجتماعية

والنفسية ]..

إن السبب الرئيسي لأي نوع من الاتصال هو : تحقيق نو ع أو شكل ما من الفعل

"" السلوك "" ويرتبط الفعل المرغوب عادةً في نطاق منظمة الأعمال بالأداء الكفء

للواجبات والمسؤوليات ...

وهذا لا يعني أن الفعل المطلوب يجب أن يكون بالضرورة في شكل سلوك مادي محدد

فقط مثل عامل يقوم بتشغيل آلة بعد تلقي تعليمات عن طريقة القيام بذلك بل على العكس

حيث أن الفعل المترتب على الاتصال غالباً ما يكون في شكل استجابة اتجاهية ، أي قول

فكرة ما أو رغبة في عدم السلوك بطريقة معينة خاصة في حالة النصح

فمثلاً "" محاولة نصح شخص معين يتغيب باستمرار عن عواقب مثل هذا السلوك ""

* و يمكن تعريف الاتصال على أنه :

عملية نقل المعلومات والفهم من شخص إلى شخص آخر، وينبغي التأكيد على التفرقة

بين نقل المعلومات ونقل الفهم لأن الاتصال عملية معقدة ولها أبعاد متعددة ..

منها نقل المادة من المرسل إلى المرسل إليه ، ومنها استقبال الرسالة واستيعابها ،

ومنها قبول الرسالة أو رفضها ... ويُستعمل اصطلاح الاتصال في العادة على ظن

أن جميع المواد المنقولة قد فهمت أو قبلت ويفترض مثلاً في المعلومات التي ترسل إلى

العاملين أنه قد تم توصيلها إليهم بمعنى أنها فهمت من جانبهم وهكذا قد يكون أو لا

يكون صحيحاً ....

إذن :-فالاتصال هو العملية الخاصة بإعلان الأفكار وجعلها مفهومة من الغير ،

وهو العملية الخاصة بإغراء الغير على تفسير فكرة ما بالطريقة التي يعنيها المتحدث أو

الكاتب ، وإذا تم توصيل الأفكار فقد تمت إقامة أرض مشتركة للفهم ...

الدرس الحادي عشر/ أنواع الاتصال في المؤسسات

أمثلة على الاتصال في المؤسسة :

عمل مندوب البيع ما هو إلا نقل المعلومات إلى الغير ، أي أن لعملاء والشركة

والإعلانات في موقف اتصال ، وسجلات إدارة الحسابات كلها أعمال وجميع نواحي حفظ

السجلات والتصميمات وأعمال السكرتارية كلها أعمال اتصال ...

النقاش الحاصل بين رجال الشركة في مشكلة ما يُعد اتصالاً ...

الكتابات والقراءات تمثل اتصالاً ... ومن المعلوم أن المدراء يقضون جل أوقاتهم

في تلقي وإرسال المعلومات أكثر من اتخاذ القرارات ........

الاتصال الرسمي

معلوم مسبقاً أن الإدارات عموماً تسير على شكل هرم بمعنى أنه لا ينتقل قرار ما من

المدير إلى أصغر عامل في الإدارة وإنما بالتدرج الهرمي من المدير إلى الأقل فالأقل

حتى الوصول إلى الشخص المعني .. وإن الغرض من التدرج الهرمي في المنظمة هو

تسهيل تحكم شخص واحد أو مجموعة صغيرة من الناس في نشاط مجموعة كبيرة من

العاملين ...

لكن هناك حدودا ً لعدد المرؤوسين الذين يستطيع شخص واحد الإشراف عليهم بفاعلية ،،

وعلى ذلك كلما زاد عدد الأشخاص في المنظمة كلما زاد عدد مستويات الإشراف المطلوبة

ويتضح أثر ذلك على عملية الاتصال ...

إذا فرض (أ)في قمة المنظمة و(ه) في قاعدتها وبينهما على الترتيب

( ب ، ج ، د) وبالتالي يعتبر ( ه ) مسئولاً أمام (د) ويتصل (د) برئيسه (ج)

الذي يتصل مع (ب) والأخير مع ( أ ) ... وهنا يسير العمل بانتظام و إتقان ...

الاتصال والتنسيق

إن للاتصال دوراً هاماً في تنسيق الجهود ، ولكي يتم التنسيق بين أفراد الفرق

بفاعلية يجب أن يعرف كل عضو سلوك جميع الأعضاء الأخرين كأساس لتحديد سلوكه

وعلى ذلك فإن معنى التنسيق الأكبر عمقاً ليس الترتيب الميكانيكي لأشياء متحركة

بذاتها يطلق عليها أعضاء المنظمة بل يجب أن تتاح للشخص معلومات كافية حتى ينسق

أعماله مع الغير بفاعلية وهذا هو المعنى الأهم للتنسيق وصلته الأساسية بالاتصال ...

وتعتبر طريقة الاشراف التي تحقق نماذج مناسبة للسلوك في المنظمة أحد الشروط

الضرورية لعمل الفريق إلا أنها تعمل على ربط الشخص بالمنظمة بصفة عامة ولا تواجهه

بدرجة كاملة الى الأشخاص المعنين الذين سيعمل معهم في علاقة فريق فهو

يحتاج الى معلومات أكثر وتأتي هذه المعلومات عن طريق الاتصال الكثيف بين

أعضاء الفريق قبل اتباع طريق عمل ، وهذا يشير إلى أساس فكرة المؤتمرات ...

حيث تعتبر إحدى طرق المشاركة في المعلومات قبل القيام بفعل ما ...

الاتصال الغير رسمي

مهما بلغت دقة نظام الاتصالات المنظمة فإنه يكتمل دائماً بالطرق غير الرسمية

التي تتدفق عبرها المعلومات والأوامر والنصائح ......

ويقوم نظام الاتصال الغير رسمي على العلاقات الاجتماعية بين العاملين بالمؤسسة ...