تعلم فنون السكرتارية الادارية

الدرس الثاني عشر / معوقات الاتصال
لقد تعلمنا سوياً ماذا نعني بكلمة اتصال وتعلمنا أنها لا تعني أن يسمعك الأخر فقط

بل أن يستجيب معك ويتفاعل وتصل المعلومه له بالشكل الصحيح ويستوعبها

هنا وهنا فقط نقول أننا قمنا باتصال جيد....

ولكن هناك مايعوق هذه العملية ويجعلها صعبة تعال معي لنتعرف معاً على معوقات الاتصال ...


هناك أسباب تؤدي إلى الحد من فاعلية الاتصال في المنظمة ومن بين هذه

المعوقات مايلي :


1- إن الشخص يسمع ما يتوقع سماعه :

يتحدد ما يسمعه أو يفهمه الشخص عندما يتحدث اليه شخصاً آخر فهو يسمع

ما يخبره ذهنه أنه قد قيل له بدلاً من سماع ما يقال له فعلاً وهو قد يكون الشيء

نفسه أو شيئاً مختلفاً عنه تماماً أو قد يكون لدى الشخص اعتقاد مسبق بما يعنيه

الغير وعند سماعه لشيء جديد يحاول ربطه بشيء مماثل خبره في الماضي ..

وكثيراً ما يقاوم الشخص التغير ويميل إلى رفض الأفكارالجديدة خصوصاً اذا

ما تعارضت مع ما يؤمن به ويحللها ...

2- للشخص إدراكه الخاص :

يترجم الناس الشيء نفسه بطرق مختلفة كلاً على حسب خبرتهم السابقة ...

مثال : ( ضحك الطالبات في الفصل أثناء الشرح )

فبعض المعلمات تأخذ هذا الضحك من باب الاستهزاء والسخرية بالمعلمة ذلك لأنها

لا تثق بما لديها وربما لأن وضعها في العمل غير مستقر ...

وهناك معلمات تأخذ هذا الضحك على انه إهمال وإضاعة للوقت في الوقت الذي

يجب أن تكون الطالبة جادة ومهتمة قي الشرح ....

3-تقيم الشخص للمصدر :

إن الشخص يأخذ المصدر أو المتحدث من ناحية مدى الاعتماد عليه

كمصدر لنقل المعلومات ...

4- عدم الاهتمام بالمعلومات التي تتعارض مع ما يعرفه المستمع :

تفشل الاتصالات أحياناً في تحقيق الأثر المطلوب لأنها تتعارض مع المعلومات

التي في حوزة المرسل إليه .....

فرضاً : ( قد يتجاهل الشخص ادعاء الادارة بأن العمل الجاد يؤدي للترقية

ذلك لأنه يعلم أن الترقيات في هذه المؤسسة تتم في الحقيقة على أساس الأقدمية

أو بعض الحسابات )

5-الكلمات تعني أشياء مختلفة :

ربما كلمة أرباح تعني للادارة شراء معدات جديدة والزيادة في تطوير الشركة

وانتاجها وخلق فرص عمل جديدة ....

فالإدارة إذن ترى كلمة أرباح وسيلة لتحقيق غاية ما .. بينما العاملين يعتبرون

كلمة أرباح أموال فائضة متجمعة يجب صرفها عليهم ..

6- الألفاظ ذات دلالة معينة ..

7- تأثير الحالة النفسية للمستمع على تقبله لما يسمع :

عندما يكون الشخص قلقاً وغير آمن أو خائفاً فإن ما يسمعه أو يراه يكون

أكثر تهديداً عما لو كان آمناً ويعيش في سلام مع العالم ...

وبحيث الشيء نفسه عندما يكون الشخص غاضباً أو مكتئباً فقد يرفض في الحال

ما قد يبدو في حالة أخرى معقولاً أو فكره سليم...


8- سوء فهم المستمع للموقف :

من الصعب فهم المعلومات التي تقع خارج نطاق خبرة الشخص مهما كانت طريقة

عرضهاسلسة وواضحة ...

الدرس الثالث عشر : وسائل الاتصال

هل مللت من حديثي ؟!

لا تقلق 00 لم يبقى في جعبتي الكثير 00 استعد نشاطك وهمتك 00

درس اليوم بسيط سنتعلم فيه ماهي وسائل الاتصال

( خاص بالمؤسسات والشركات ( أي مجال العمل ) وربما يحدث في الحياة العامية

ولكنه بنسبة ضئيلة من وجهة نظري ) والآن مع الدرس ...

يمكن اعتبار أن المؤسسة تتكون من عدد من نظم الاتصال المرتبطة بعضها ببعض

وقد يكون الاتصال في اتجاه واحد فقط مثلاً من أعلى إلى أسفل أو من أسفل

إلى أعلى أو قد يكون في الاتجاهين في الوقت ذاته ..

وهناك أيضاً الاتصال الأفقي الذي يشير إلى تدفق المعلومات "" إرسال و استقبال ""

بين الإدارات أو المسئولين لذين يعملون عند مستوى واحد في المؤسسة

وهذا النوع من الاتصال أساسي جدا ً في نجاح أي مؤسسة لأنه

بدون ذلك لا يمكن التنسيق بين نواحي نشاط الوظائف المختلفة مثل

الإنتاج أو التسويق أوالتمويل ..

ويتم الاتصال في اتجاه واحد من أعلى إلى أسفل بالوسائل التالية

مع ملاحظة أنها غير كاملة رغم أهميتها،

لأن تدفق المعلومات إلى أعلى ضروري أيضاً وهي :

* المذكرات المكتوبة * التقارير المنشورة

* لوحات النشر * المنشورات

* المحاضرات والأحاديث * الاجتماعات


أما الاتصال من أسفل إلى أعلى فيمكن أن يتم عن طريق :

* المناقشات الجماعية .

* الشكاوى

* الاقتراحات

* التنظيم الغير عسكري

* الاتصال غير المباشر على مختلف المستويات .

* دراسة وجهات نظر العاملين

* المعلومات المحاسبية والتقارير الإحصائية ...

الدرس الرابع عشر : مقومات الاتصال الجيد

لكل بداية نهاية .. ولقد حانت لحظة وداعي لكم أحبائي فهذا هو الدرس الأخير

لدورة السكرتارية ...

درسنا لهذا اليوم سيعالج كيفية انشاء اتصال جيد ... لنبدأ الدرس معاً ..

هناك عدة عوامل تساعد في تحقيق الاتصال الجيد و هي :

1- ينبغي أن يكون خط الاتصال واضحا وان تعرف حدود السلطة :

طريقة ذلك هي إعلان التعيينات الرسمية وواجبات كل شخص والخرائط التنظيمية

وفوق كل ذلك تحقيق دوام النظام إلى الحد العملي ...


2- يجب أن يكون هناك خط اتصال رسمي محدد لكل عضو في المؤسسة :
وهذا يعني أن كل شخص يجب أن يتصل بشخص معين ( الاتصال في اتجاه واحد )

وأن كل شخص يجب أن يكون مرؤوسا لشخص معين ( الاتصال في الاتجاه الآخر )

وبمعنى آخر يجب أن يكون لكل شخص علاقة رسمية محددة بالمنظمة ...


3- يجب أن يكون خط الاتصال مباشراً وقصيراً قدر الإمكان :

إن الاتصالات الرسمية تكون في الغالب في شكل كتابي أو شفهي وتعتبر اللغة

كوسيلة للاتصال محدودة ومعرضة لسوء الفهم ، وتكون كثير من الاتصالات بدون إعداد ..

وحتى المعدة منها تكون بحاجة إلى تفسير ...

** ملاحظة مختصرة وهامة **

سرعة الاتصال تكون أقل كلما زادت المراكز التي يمر بها هذا الاتصال ..

وعلى ذلك كلما قصر خط الاتصال كلما زادت سرعة الاتصال وقل احتمال الخطأ ....


4- أن يكون خط الاتصال كاملا :
وهذا يعني ان اتصالا من رئيس المنظمة إلى القاعدة ينبغي أن يمر بجميع مستويات

الاتصال ، وهذا ضروري لتفادي الاتصالات المتعارضة التي قد تحدث اذا كان هناك تجاوز

في خط الاتصال ..

5- الأفراد على درجة كبيرة من الكفاءة :

ويقصد بذلك المقدرة التامة فيما يتصل بعمل المؤسسة ، لأن وظيفة مركز الاتصال

في المؤسسة ترجمة الاتصالات الداخلة بخصوص الظروف الخارجية وتقدم العمل

والنجاح والفشل إلى اتصالات خارجية في شكل أعمال جديدة وخطوات تمهيدية

وغيرها تشكل جميعها حسب الأهداف النهائية والحالية للمنظمة .........


أخيرا /

يجب على الإدارة أن تكون على علم بالعوامل الاجتماعية في المؤسسة لكي تحقق

الفاعلية من الاتصالات وأن تحاول اختيار الأفراد الذين يميلون إلى التآلف مع المناخ

الوظيفي السائد بالمؤسسة ويمكن أن يتم ذلك عن طريق برامج التدريب التي تقدمها

المؤسسة ...

مشكور على الطرح الشامل