هيكل لتنظيم عمل يوم

كيف تنظمين يوماً من العمل
نورما كار روفينو

في أحيان كثيرة نبدأ أعمالنا دون أن يكون أمامنا جدولاً محدداً، فتختلط علينا الأمور والمواضيع وربما ننسى بعضاً من المواعيد أو نضع مواعيد جديدة غير مدروسة. في هذه المقالة تخبرنا نورما كارروفينو عن بعض النقاط الهامة في تنظيم يوم من العمل.

تنظيم يوم من العمل:
1- ضعي جدولاً وقومي بالأعمال الأساسية: ضعي جدولاً لأول عمل ستقومين فيه في الصباح ، أو جدولاً لكافة فعاليات اليوم عندما تكونين في أكثر حالاتك نشاطاً وتكون طاقتك في أوجها. لو أعطيت نفسك ساعتين من أكثر ساعات النهار فعالية - لا مكالمات ولا مقاطعات ولا اجتماعات - فتأكدي أنك ستنجزين ضعف إنجازك العادي في نصف الوقت ونصف الجهد. ضعي هذه الفترة من الزمن كجزء من جدولك اليومي وضعيها تحت بند "مقابلة مع أهم زبون " وهو – أنت.

إذا كان لديك بعض الدقائق بين الاجتماعات أجر اتصالاتك الهاتفية أو استغليها في إيجاد ملف تبحثين عنه أو في إنجاز أي من الأعمال السريعة.

يكمن نجاح قائمة الأعمال والمفكرة اليومية في الرجوع إليها دائماً وتفعيلها. تفقديها من وقت لآخر خلال يوم العمل وخاصة:
· عند تفقد أول عمل في كل يوم.
· عندما تكونين في أفضل حالات الاستفادة من الوقت.
·بعد إحدى المقاطعات
· عندما تكونين حائرة بين فعاليتين
· عندما تكونين مستنفذة الطاقة أو تكون جذوة الاستمتاع بالعمل قد خفتت لديك.

2- حافظي على النظام.
تذكري دائماً أن أفضل استغلال لوقتك ليس في إنجاز كل ما يطرأ من أعمال. عندما تبدئين بتصفح بريدك الإلكتروني ، رسائلك، أوراقك، بريدك الصوتي وأنواع الرسائل الأخرى جربي الطريقة التالية:
·افصلي الأولويات الهامة عن تلك التي لا تنطوي على أهمية تذكر.
·صنفي البنود الهامة على الحاسوب أو على ورقة أمامك.
·إذا كان هناك من عمل تنجزيه، دوّني ذلك على قائمة المهام.

تجنبي قصاصات الورق الصغيرة: استخدمي حجم ورق الرسائل، استخدمي ورق كبير الحجم من أجل قائمة المهام، ملاحظات حول المشاريع، السفريات، ومواضيع أخرى بحيث يتبقى مساحة تضيفين عليها معلومات قد تطرأ . يمكنك أن تحفظي معلوماتك هذه على منظم المواعيد الموجود على حاسوبك بحيث تخزنيها وتعودين إليها كلما لزم الأمر.

كثيرون أولئك الذين يقضون ساعة كاملة أول النهار وهم يبحثون عن أوراق بين أوراقهم المكدسة على المكتب، مع بقائك منظمة يمكنك أن تستغلي هذه الساعة بأمور أكثر فعالية.

كل منا تمر عليه أوقات يجد مكتبه وقد تناثرت وتكاثرت عليه الأوراق، وهذا غالباً ما يحصل بعد اجتماع يناقش فيه الخطوات النهائية لمشروع حان موعد تسليمه، أو بعد رحلة عمل... لا تدعي هذا يتراكم نظميه أولاً بأول، فهذا أدعى إلى تمكنك من الاستمرار بالعمل بشكل أكثر سهولة ويُسر.

3- حضّري من أجل الغد: في نهاية يوم العمل، استبقي بعض دقائق من أجل إعادة تنظيم أمورك والتحضير للغد. تفقدي الاتصالات التي جاءتك أثناء اليوم، تحري ما إذا كان يوجد منها ما هو بحاجة إلى متابعة وضعيه على لائحة مهام الغد. رتبي الأوراق التي تكدست لديك. تخلصي مما لم تعودي بحاجة له وصنفي تلك التي تحتاجينها. راجعي مفكرتك وجدول المهام. نظمي جدول مهام الغد، ضعي الأولويات. رتبي مكتبك قبل أن تخرجي منه وضعي عليه موضوعاً أو مشروعاً واحداً هو أول عمل اخترتيه للغد. هذا يساعدك على أن تدخلي مكتبك في اليوم التالي بمزيد من النشاط والإقبال على العمل.

اعتبارات ثلاث أثناء وضع جدول العمل: ضعي في اعتبارك وأنت تقومين بجدولة وقتك ثلاث اعتبارات رئيسية: الجانب العملي للوضع، مستوى طاقتك الشخصي، الأسلوب الذي تتبعينه في إنجاز الأعمال

الاعتبارات العملية: ضعي البنود التي تحتاج إلى المزيد من التركيز في الأوقات التي لا تتعرضين فيها إلى مقاطعات والتي تكونين فيها في أهدأ حالاتك. إذا كانت هذه المواضيع بحاجة إلى تجهيزات معينة تساءلي هل هي متوفرة، هل استخدامها متاح لي في هذه الفترة من الزمن؟ كذلك إذا كانت تلك المهام بحاجة إلى مجموعة من الأفراد، هل يكونون متواجدين في هذا الوقت الذي اخترتيه؟

اعتبارات مستوى الطاقة: تحري أثناء جدولتك للأعمال مستوى الطاقة لديك. على سبيل المثال يمكنك أن تقومي بالأعمال الروتينية عندما تكونين نشيطة، ولكن ليس في أوج نشاطك. الأعمال التي تحتاج إلى تركيز، أو تلك التي يمكن أن تسبب شيئاً من التوتر، أو الأعمال الصعبة، جدوليها في الأوقات التي تكون فيها طاقتك في أوجها، أما عندما تكونين في أدنى درجات النشاط، فلا أكثر من أن تلتفتي إلى القراءات المتنوعة أو توقيع الأوراق.

اعتبارات أسلوب العمل: هناك أفراد يحتاجون إلى المزيد من الضغط ليعملوا بأقصى طاقاتهم. إذا كنت من هؤلاء استفيدي من هذا الأسلوب ولكن باعتبارات آمنة. تأكدي أنه لا زال لديك ما يكفي من الوقت للحصول على المعلومات، الموافقات والوثائق وجميع الأشياء التي قد تحتاجينها لإتمام مهمتك، بهذا أنت تتجنبين أن يتحول "الضغط" الذي اعتبرتيه محفزاَ لك إلى كارثة لا يمكنك النهوض منها. أن تعرفي متى تتوقفين عن العمل يساوي تماماً من حيث الأهمية معرفتك بمتى تبدأينه لأن متابعة العمل بعد أن ينال منك الإرهاق يؤدي إلى بطء العمل بسبب الأخطاء التي ستتزايد والاستجابات التي ستأتي أبطأ من اللازم. عندما تبدئين تشعرين أن عضلاتك بدأت تؤلمك، وأنك بحاجة لقراءة الجملة مرتين أو ثلاث لتفهميها فاعلمي أنه حان وقت التوقف (كما هو الآن).