كيف تخطط لبرامج عمل ؟

لكي تكون هناك نتائج فلا بد من تحديد الأهداف أولاً ولكي تتحقق هذه الأهداف فلا بد من التخطيط. أي التخطيط لبرامج العمل ووضعها موضع التنفيذ. والسؤال هنا.
ما هو التخطيط؟
ان طبيعة التخطيط تعني أنها:
تمثل الاختيار بين عدة بدائل.
تعني بالمستقبل ولا تتجاهل الماضي والحاضر.
عملية مستمرة.
تقوم على اتخاذ القرارات.
تبدأ حيث ينتهي تحديد الهدف.
أهمية التخطيط
يمكن أن نحدد دواعي الحاجة إلى التخطيط في الأسباب التالية:
1 ان هناك عدة طرق لتحقيق هدف معين والتخطيط يعني اختيار الطريقة المناسبة لتحقيق هذا الهدف من عدة بدائل.
2 ان التخطيط يتناول المستقبل من موقع الحاضر.
3 ندرة الموارد المتاحة للمنظمة تفرض عليها توخي الدقة في اختيار أحسن البدائل والتي تحقق أفضل الفوائد.
4 التخطيط للمستقبل يجعل المنظمة في موقع أفضل وأكثر مرونة في تعديل أهدافها وسياساتها عند كل جديد وطارئ.
مبادئ التخطيط
من الضروري أن تساهم الخطة في تحقيق الأهداف وأن تكون أساسية في كل أوجه العمليات الإدارية وأن تمارس من كل المستويات الإدارية في الهيكل التنظيمي. والسؤال هنا.
ما المبادئ التي يجب أن يتم على أساسها التخطيط؟
أ المساهمة في تحقيق النتائج.
ب انعكاس التخطيط على الوظائف الإدارية الأخرى.
ج شمولية التخطيط.
د فعالية التخطيط.
ه عدم المبالغة في تقدير الإمكانيات.
و إعداد وتصميم التطبيقات أو الأمثلة الرقابية.
أهداف التخطيط
تختلف المنظمات في تحديد أهدافها من التخطيط حسب الفلسفة الإدارية التي تتبناها ولكن يمكن أن نقول إجمالا أهداف التخطيط قد تنحصر فيما يلي:
1 التخطيط من أجل الاستمرار، ولكي تحقق هذا الهدف فإنها تتبع سياسة تطوير المنتجات أو إدخال أساليب جديدة في الإنتاج إما لخفض تكاليف الإنتاج أو رفع مستوى جودة المنتجات.
2 التخطيط من أجل النمو: وذلك باتباع سياسة زيادة نصيبها من السوق وهذا الهدف يتم من خلال وضع الخطط الطويلة والقصيرة الأجل.
3 التخطيط من أجل المحافظة على المظهر القيادي وذلك من خلال السيطرة على العمل والمشكلات الطارئة.
4 تحديد معايير للأداء يتم بموجبها الرقابة على أعمال الآخرين من أجل تحقيق الهدف.
5 استغلال الطاقات والموارد المتاحة أو التي يمكن توفيرها أي وضع الموارد المناسبة في الأماكن المناسبة.
مرونة التخطيط
الفكرة من مرونة التخطيط هى القدرة على التكيف مع الظروف غير المتوقعة وذلك إما بإجراء بعض التعديلات الطفيفة أو باستخدام خطط بديلة جاهزة للإستعمال على أن يتم هذا دون تكاليف كبيرة.
وإن الحاجة إلى المرونة في التخطيط تبررها طبيعة وضع المدير وضغوط العمل اليومية عليه والتي لا تتيح له فرصة التخطيط من جديد.
العوامل الخارجية المؤثرة في التخطيط
من أهم العوامل الخارجية التي تؤثر في عملية التخطيط هي:
1 السياسات الحكومية:
من العوامل التي يجب مراعاتها عند التخطيط للمستقبل هي السياسات الحكومية تجاه العمل التجاري ومن أهم السياسات الحكومية المؤثرة يمكن أن نتناول الجوانب التالية:
أ السياسة المالية:
كلما كان الاتجاه الحكومي هو التوسع في سياسة الإنفاق والاستثمار كلما شجع ذلك المخططون في القطاع الخاص على بناء خططهم التوسعية، فالتوسع في الإنفاق الحكومي يعني مزيداً من الدخول للأفراد وبالتالي زيادة الاستهلاك ودفع حركة الإنتاج وزيادة العمالة البشرية.
ويمكن من ذلك أن تؤثر سياسة الانكماش في الإنفاق الحكومي على خطط النمو المستقبلية لمنظمات الأعمال.
ب السياسات النقدية:
وهي تلعب دوراً في توسع ونمو متطلبات الأعمال وذلك من خلال الرقابة الحكومية على سعر الفائدة على القروض، أو سياسة منح القروض، وكلما كان سعر الفائدة منخفضاً، وكلما كانت وسائل الاقتراض سهلة وميسرة كلما أدى ذلك إلى التوسع والنمو في قطاعات الأعمال.
ج السياسات الضريبية:
إن الإجراءات الحكومية في الإعفاء الضريبي على الآلات أو مواد الإنتاج.. وغيرها من شأنه أن يحفز رجال الأعمال على التوسع والنمو لأن السياسات الضريبية المتشددة تؤدي إلى الحذر والتقليص من التوسع والنمو.
2 الظروف الاقتصادية العامة:
إن الازدهار الاقتصادي التجاري يقود إلى التوسع والنمو والانكماش الاقتصادي يقود إلى انكماش الأرباح وربما الخسارة أو حتى الإفلاس. ومن أجل ذلك فإن على المخططين في منظمات الأعمال أن يدرسوا هذه الاحتمالات الاقتصادية في المستقبل عند وضع الخطط واختيار أفضل البدائل.
3 سلوك المستهلكين:
المعلومات المتعلقة بالمستهلكين نحصل عليها من خلال ما يسمى "بحوث السوق" والتي تحدد دوافع الشراء عند المستهلكين وردود فعلهم تجاه السلع الجديدة ورغباتهم وقدراتهم الشرائية المستقبلية.
4 التوقعات التكنولوجية:
مثل هذه التنبؤات تعد ضرورة للمنظمات فعلى الإدارة بحث التوقعات التكنولوجية المستقبلية والتفكير فيها من خلال الاتصال بالموردين والعملاء لكي يجعل المنظمة قادرة على التكيف مع التطورات التكنولوجية الجديدة.
5 الظروف الاجتماعية والسياسية:
قد يحقق التنبؤ بالظروف السياسية والاجتماعية في المستقبل بعض المزايا وخاصة للمنظمات ذات الاستثمارات الدولية في الخارج أو التي تعتزم إنشاء فروع لها.
مزايا وعيوب التخطيط
@ مزايا التخطيط:
1 يضمن للإدارة حسن توزيع الموارد المتاحة على عنصر العمل والاستغلال الأمثل لها.
2 تحديد معايير للأداء سواء على مستوى الأفراد أو الأقسام، وهذا يساعد الإدارة في تقويم النتائج ومراجعة أساليب الأداء.
3 يسمح لكل فرد في التنظيم أن يعرف تماماً المطلوب منه في العمل.
4 يدفع الأفراد للعمل لأن كل فرد يدرك مسئوليته ويدرك نتائج عمله على أعمال الآخرين.
5 يساعد الإدارة في التعرف على مختلف النشاطات والأعمال في المنظمة.
@ عيوب التخطيط:
1 عدم التأكد من دقة المعلومات والبيانات يقود إلى بناء خطة غير سليمة تكون عرضة للاهتزاز عند أي تغير في الظروف وهذا يعني ضياع الجهود والتكاليف.
2 يرى البعض أن وضع الخطط مكلف وأن من الأفضل أن نصرف الأمرال والجهود المعدة للتخطيط على التحسين والتطوير المباشر.
3 إن التخطيط يعني العمل في ظروف مستقبلية غير مؤكدة وهذا يعني نشوء حالات من التغير وعدم الاستقرار في المستقبل.
4 التخطيط يحد من قدرة العاملين على المبادرة والابتكار ويحصرهم في نطاق ما هو مطلوب فقط.
5 يرى البعض أن التخطيط يعيق اتخاذ إجراءات فورية للمشكلات أو المواقف الطارئة.
زيادة فعالية التخطيط
لضمان سير الخطط على أحسن وجه وبالصورة التي يمكن أن تحقق لها أكبر قدر من الأهداف وأقل قدر من الخسائر القيام بالتالي:
1 اقتناع الإدارة العليا بأهمية التخطيط وإقناع القائمين على التنفيذ بأهميته.
2 مراعاة الإمكانيات المتاحة للمنظمة سواء الحاضرة أو التي يمكن توفيرها ومن ثم التخطيط في ضوئها.
3 التخطيط الجيد لا بد أن يأخذ في اعتباره توقعات المستقبل وبالتالي يجب على الإدارة التعرف عن كثب بالعوامل الخارجية لضمان سلامة التخطيط وتقليل المخاطر.
4 توفر القدرات البشرية المؤهلة في المنظمة يساعد على سلامة التخطيط الجيد ومن ثم الإلتزام بالتنفيذ من أجل تحقيق الأهداف.
5 يجب إشراك الأفراد العاملين في التخطيط.
6 يجب توفر خطط بديلة تواجه تغير الظروف المحيطة بالمنظمة.
7 التأكد من تنفيذ الخطط وسلامتها يستلزم المتابعة والتصحيح المستمر

يعطيك العافية يا بو راكان على الموضوع

الله يعافيك

تسلم بو راكان على الموضوع

الله يسلمك